Сэд docsvision преимущества и недостатки

Название работы: Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: Дело, Интертраст, Optima-Workflow, Documentum

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Дело Преимущества СЭД Дело Для руководителей различных уровней: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий. Для сотрудников канцелярий секретариатов для делопроизводителей: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы.

Дата добавления: 2015-03-17

Размер файла: 44.3 KB

Работу скачали: 42 чел.

Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: "Дело", "Интертраст", "Optima-Workflow", "Documentum".

"Дело" Преимущества СЭД «Дело»

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

Среди недостатков системы «ДЕЛО» присутствуют:

1. отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
2. неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
3. отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

Характеризуется рядом выгодных преимуществ:

1. – готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
2. – возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
3. – масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
4. – корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
5. – реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
6. – возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
7. – наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
8. – наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
9. – совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
10. – интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
11. – возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
12. – возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
13. – надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Среди недостатков этого программного продукта особенно заметны следующие:

1. Рабочие места системы поддерживают не все ОС: версия 3.6 поддерживает Windows и Linux, версия 4.0 – поддерживает еще Mac OS (с некоторыми ограничениями)
2. Web-интерфейс реализован для популярных браузеров: IE(8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
3. Система разработана так, чтобы можно было подстраиваться под специфику разных компаний. Вследствие этого – при отсутствии у заказчика нужной квалификации – при внедрении может потребоваться помощь производителя или его партнеров
4. Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 20 может быть неэффективным
5. Внешний вид и функционал СЭД настраивается под конкретного пользователя и зависит от его бизнес-роли. Интерфейс последней версии продукта (4.0) разработан дизайнерской студией А.Лебедева и характеризуется интуитивной понятностью и простотой. Приложения для iOS имеют нативный интерфейс.

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности создавать пользовательские папки.

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Выбор системы документооборота всегда связан с общей стратегией развития компании. Для коммерческой организации логично руководствоваться в выборе целями, конкурентной средой, структурой, к которой компания стремится, а также ожидаемым экономическим эффектом от внедрения системы. Госучреждения, выбирая СЭД, акцентируют внимание на полноте учета решаемых организацией задач и их особенностях. В любом случае, есть большое количество факторов, которые нужно учитывать, даже если они напрямую не имеют отношения к предмету.

Цели внедрения системы документооборота, как правило, совпадают:

• оптимизация контроля исполнительской дисциплины;
• сокращение количества документов, потерянных при обработке;
• уменьшение времени согласования;
• уменьшение числа ошибок при работе с типовыми документами.

Поэтому требования к СЭД сводятся к выполнению следующих задач:

• перевод из «бумажного» в электронный вид процессов согласования документов и назначения задач, сокращение времени на обработку документов и поручений, возможность отслеживать ход работы с документом;
• автоматическое оповещение исполнителей о новых документах, контроль сроков обработки;
• организация электронного хранилища документов для быстрого доступа к ним, легкого поиска и сохранности документов, разграничение прав доступа к защищенным данным;
• автоматическое заполнение разных разделов типовых документов по существующим справочным данным;
• удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, простая интеграция с существующей почтовой системой;
• возможность удаленной работы в системе;
• формирование отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.
• возможность интеграции с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью).
• быстрое внедрение системы;
• стоимость установки и поддержки системы;
• простота развития системы;
• возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

Есть также дополнительные критерии оценки, которые на сегодняшний день при выборе системы приобретают особое значение:

• наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
• преднастроенный модуль управления договорами;
• планшетная версия;
• наличие мобильных клиентов.

Сравнение

На сегодняшний день в России существует огромное количество электронных систем документооборота. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Вышеперечисленным критериям в той или иной степени соответствуют рассматриваемые нами решения: Docsvision, Directum и ELMA ECM+. Общая концепция этих систем состоит в объединении классической СЭД и решения по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота – в структурированном хранении и обработке документов. Цель применения BPM-систем – развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные системы электронного документооборота позволяют выйти за рамки классической канцелярии. Рассмотрим подробнее, какими средствами это достигается, и в чем состоит отличие выбранных систем по различным критериям.

Функциональность и возможности интеграции

Система Directum имеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе возможна настройка нумераторов, работа со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Система ELMA имеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен, собственно, модуль ECM+, который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ – классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта плюс возможности BPM-системы; приложение ELMA CRM+ – стандартный набор функций CRM и управление бизнес-процессами. ELMA имеет и свое KPI-решение.

Плагин для работы с MS Outlook есть и ELMA ECM+ и у двух других решений. Также система быстро интегрируется с 1С (поддерживаются все актуальные версии).

Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки.

Система содержит удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.

Все изменения, вносимые в документ фиксируются на карточке.

Когда информация приходит в организацию в бумажном виде, СЭД от ELMA и приложение ELMA Агент автоматически сохраняют отсканированные документы.

Есть возможность просмотреть отчет по общей ситуации с исполнительской деятельностью по документообороту компании. Пользователю предоставлен ряд фильтров, он может формировать результаты так, как считает нужным.

ECM+ обладает широкими возможностями настройки и последующей донастройки – систему документооборота и контроль работ по документам можно сформировать по потребностям конкретного предприятия и его оргструктуры.

Есть возможность создания шаблонов документов. Их может создавать любой пользователь, даже не имеющий навыков в программировании.

Рис. 1. Документ, созданный из шаблона ELMA

В шаблон можно автоматически внести штрих-код для дальнейшего распознавания в системе при помощи сканера штрих-кодов.

Мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер есть у всех рассматриваемых систем. Все они: ELMA for iPad, приложения СЭД Directum и Docsvision позволяют обеспечить топ-менеджерам удобную работу с планшетов и мобильных устройств, когда они находятся вне офиса.

Интерфейсы

В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-in check-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов. Есть предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MS Outlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но наряду с этим есть и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом, интерфейс перегружен.

Рис. 2. Интерфейс Directum

В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.

Рис. 3. Интерфейс Docsvision

При этом можно выделить следующие недостатки: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание. Не все операции поддерживают групповую обработку. Процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MS Outlook.

Интерфейс ELMA ECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыт работы с подобными системами.

Рис. 4. Интерфейс ELMA

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.

Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации. Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.

В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Функции поиска

В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.

К отрицательным качествам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Недостаток – медленная работа панели просмотра.

Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив – хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.

Поиск работает как по названиям, так и по реквизитам. Результаты отображаются в соответствии с правами пользователя.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки

В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.

При этом стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.

Рис. 5. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.

Недостатки отчасти те же: не наглядное отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, отсутствие возможности ведения истории справочника, отсутствие возможности создания типизированных справочников, отсутствие возможности создания иерархических справочников, отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.

Рис. 6. Справочник сотрудников в системе Docsvision

В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.

Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.

Рис. 7. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.

В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников – указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.

Рис. 8. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В разделе «График отсутствий» отображается список сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов

Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder. Но в то же время количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 9. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Рис. 10. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющем простой и понятный графический интерфейс. В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0. Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.

Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Безопасность данных и действий

Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживается дискретная и ролевая модель управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

В свою очередь, распределение прав доступа к настроенным поискам невозможно, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте, создание сложных поисковых запросов невозможно. Недостатком также является низкое быстродействие панелей просмотра.

В Docsvisionдоступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Но е сть три основных способа защитить вход в систему ELMA:

• Доверенные устройства – при попытке входа с любого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.
• Вход по Токену. Токен привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Зайти в систему ELMA можно из любого места, где есть интернет, но только при наличии специального устройства – Токена и зная его PIN-код. На Токен может быть записано несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, не только в систему ELMA, пользователю не нужно будет носить целую связку ключей.
• Вход по Сертификату осуществляется аналогичным образом. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи. Зайти по сертификату в ELMA можно только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
• Авторизация в ELMA может производиться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows.

В задачах согласования, подписания и при подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись. Никто другой, даже узнав пароль, не сможет за другого согласовать или подписать документ.

Права доступа на различные объекты системы настраиваются. Всё управление правами основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности (действий по задачам и документам).

Заключение

Все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой – долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании. Это очень трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Каждая рассмотренная система в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей. Если оценить результаты, то первое место по соответствию требованиям занимает приложение ELMA ECM+, второе заслуживает Directum, а «бронза» достается системе Docsvision.

• Жарикова Юлия | операционный директор крупной энергетической компании

«Мужик подумал – мужик сделал!»

К аждая уважающая себя компания не раз задумывалась о переходе с бумажного документооборота на электронный. Многие руководители анализируют те или иные представленные решения на рынке систем электронного документооборота (далее по тексту – СЭД), читают комментарии и отзывы на специализированных сайтах, спрашивают совета у своих коллег-партнеров, кто уже внедрял какие-либо программные продукты, нередко прислушиваются к «сарафанному радио». Именно к этому «радио» прислушался и наш генеральный директор. Никто ни с кем внутри компании не советовался, не анализировал, просто «мы подумали – и я решил» выбрать систему управления документооборотом и процессами «DocsVision».

Почему из множества систем мы выбрали именно «DocsVision»? Наш генеральный директор увидел данный программный продукт у одного из крупных партнеров и подумал: «А чем мы хуже?» И получилось как в поговорке: «Мужик подумал – мужик сделал!», не думая о последствиях… Так наша компания с 2010 года начала свою работу с системой управления документооборотом и процессами «DocsVision».

Чтобы понять, как эта платформа работает, давайте рассмотрим ее назначение и архитектуру.

Что такое «DocsVision»?

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «DocsVision» – это комплексная платформа, на которой реализован набор законченных приложений:

• «DocsVision» «Делопроизводство» – обеспечивает автоматизацию традиционных процессов обработки документов: автоматизация канцелярии, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов;
• «DocsVision» «Управление процессами» – обеспечивает возможность автоматизации бизнес-процессов в организации. Представляет собой мощный workflow-модуль с удобным графическим дизайнером процессов. С его помощью можно моделировать сложные процессы маршрутизации документов, организовывать процедуры обмена данными, автоматического изменения состояния документов, осуществлять групповые рассылки, настраивать средства взаимодействия с другими прикладными системами и многое другое. Этот модуль предназначен для автоматизации процессного управления в организациях, в том числе в соответствии со стандартом ISO 9001:2000.

Программная платформа «DocsVision» – это еще и первый шаг при создании инфраструктуры управления знаниями.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Система «DocsVision» предназначена для работы с большим массивом информации, разделенным на следующие категории:

• Контроль исполнительской дисциплины;
• Автоматизация делопроизводства;
• Создание электронных архивов;
• Создание электронных регламентов.

Разработчик системы «DocsVision»

Разработкой системы занимается компания «DocsVision». Исторически она образовалась на базе подразделения компании «Digital Design». Все продажи и внедрения системы «DocsVision» осуществляются только независимыми предприятиями – сертифицированными партнерами разработчика.

Напрямую в России нельзя работать с компанией «DocsVision», только через представителей компании; их в России несколько. Наша компания работает с компанией «IDoc», естественно, стоимость программы, техническая и консультационная поддержка через представителей намного дороже.

Архитектура системы «DocsVision»

Далее позволим себе страничку «технического текста». Для ваших IT-специалистов он может оказаться весьма полезным, а вам даст общее представление об архитектуре этой системы.

Сервер «DocsVision» базируется на платформе «Microsoft» (Windows Server, SQL Server, IIS, а также тесно интегрируется с «Microsoft Exchange Server»). Механизмы интеграции платформы «DocsVision» обеспечивают также интеграцию с «Microsoft SharePoint» и файловой системой «Windows». Клиент «DocsVision» представляет собой ASPX-приложение, которое может интегрироваться с «Microsoft Office», включая и «Microsoft Outlook», в том числе поддерживая режим «Off-line».

Нижним уровнем системы является технологическая платформа «DocsVision», главными компонентами которой являются серверы, предоставляющие приложениям «DocsVision» соответствующие сервисы, а также конструктор решений, предназначенный для создания карточек документов и бизнес-процессов. К слою платформы относятся также модули, реализующие специализированную технологическую функциональность, и шлюзы, обеспечивающие без дополнительного программирования взаимодействие бизнес-процессов «DocsVision» с внешними системами.

В состав платформы «DocsVision» входят шлюзы к:

• Файловой системе;
• Электронной почте;
• Microsoft SharePoint;
• Microsoft Dynamics AX;
• Microsoft Dynamics CRM;
• 1С:Предприятию.

Получается, что система «DocsVision» включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты: