Умные таблицы в гугл таблицах

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.

2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.

3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

2. Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) <
x = x*100*1.4;
return x;
>
[/jscript]

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

• Google Docs;
• Gmail;
• Google Translate;
• Google Forms;
• Google Sites;
• Google Translate;
• Google Calendar;
• Google Contacts;
• Google Groups;
• Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

• Styles;
• Remove Blank Words;
• Advanced Find And Replace;
• Translate My Sheet;
• Fitbit Activity Importer;
• Magic JSON;
• Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

(5.00 из 5, оценили: 3)

Вы научитесь переводить текст на другой язык (или на свой) прямо в Google Таблицах, ускорять работу документов и делать их легче, выделять в них уникальные элементы и автоматически проставлять ссылки, быстро переводить данные из файла в файл (по этой теме есть даже видеоурок), а также сравнивать между собой два списка. Готовы? Тогда за дело.

Знакомимся с Google Docs

Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме онлайн, просмотра изменений, сделанных каждым участником, и автоматического сохранения актуальной версии. Особенно полезны для работы с данными Google Spreadsheets, или Google Таблицы — аналог приложения Excel. Google Docs могут пригодиться вам в следующих целях:

• для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
• ведения реестров с вашими клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
• онлайн-координации любых совместных действий.

Все данные в примерах ниже вымышлены.

Как сделать документ Google Таблиц быстрее и «легче»

Есть разные способы это сделать. Попробуйте несколько, чтобы выбрать подходящие. Возможно, придется сделать все по очереди. Но результат того стоит. Итак, рецепты «ускорения и облегчения».

МегаФонТаргет – новый сервис для маркетологов!

Таргетированные SMS-рассылки с множеством фильтров для определения ЦА. Стоимость от 1,7 руб. за сообщение, CTR доходит до 45%!

• Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается тысяча строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично).
• Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками — попробуйте объединить их в одну).
• Если есть формулы поиска данных, например ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие, попробуйте сохранить часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP — оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраняйте как значения.
• Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования).
• Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.
• Не ставить фильтр на все столбцы.
• Очистить примечания, если их много и они не нужны
• Выяснить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.

Как выделить уникальные элементы из списка в Google Таблицах?

Дано: список с текстовыми значениями в Google Таблице.Задача— получить список, содержащий только уникальные значения из исходного. Для этого нужна функция UNIQUE, единственный аргумент которой — исходный список:

Если ваша задача — только вычислить количество уникальных элементов в списке, понадобится функция COUNTUNIQUE. Она работает аналогично, но возвращает лишь количество уникальных элементов.Но что, если исходный список будет со временем меняться (то есть к нему станут добавляться новые строки)? Не менять же формулу каждый раз. Решение есть.Чтобы функция UNIQUE автоматически обновляла список уникальных значений при обновлении исходного списка (а COUNTUNIQUE, соответственно, обновляла количество), в качестве аргумента укажите не диапазон A2:A14, а диапазон A2:A.

Cтатья написана в соавторстве с Ренатом Шагабутдиновым.

В этой статье речь пойдет о нескольких очень полезных функциях Google Таблиц, которых нет в Excel (SORT, объединение массивов, FILTER, IMPORTRANGE, IMAGE, GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE)

Очень много букв, но есть разборы интересных кейсов, все примеры, кстати, можно рассмотреть поближе в Google Документе goo.gl/cOQAd9 (файл-> создать копию, чтобы скопировать файл себе на Google Диск и иметь возможность редактирования).

Оглавление:

Если результат формулы занимает больше одной ячейки

Сначала про важную особенность отображения результатов формул в Google Таблицах. Если ваша формула возвращает более одной ячейки, то весь этот массив отобразится сразу и займет столько ячеек и столбцов, сколько для него потребуется (в Excel для этого нужно было бы во все эти ячейки ввести формулу массива). На следующем примере посмотрим, как это работает.

Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат.

=SORT(сортируемые данные; столбец_для_сортировки; по_возрастанию; [столбец_для_сортировки_2, по_возрастанию_2; . ])

(здесь и далее — примеры для российских региональных настроек таблицы, рег. настройки меняются в меню файл → настройки таблицы)

Как в SORT добавить заголовки таблицы?

С помощью фигурных скобок <> создаем массив из двух элементов, шапки таблицы A1:B1 и функции SORT, элементы отделяем друг-от-друга с помощью точки с запятой.

Как объединить несколько диапазонов данных и отсортировать (и не только)?

Давайте рассмотрим, как можно объединять диапазоны для использования в функциях. Это касается не только SORT, этим приемом можно пользоваться в любых функциях, где это возможно, например в ВПР или ПОИСКПОЗ.

Кто читал предыдущий пример уже догадался, что делать: открываем фигурную скобку и собираем массивы для объединения, отделяя их друг-от-друга точкой с запятой и закрываем фигурную скобку.

Можно объединить массивы и не использовать их в формуле, а просто вывести на лист, скажем, собрав данные с нескольких листов вашей книги. Для вертикального объединения необходимо соблюсти только одинаковое кол-во столбцов во всех фрагментах (у нас везде по два столбца).

А на скриншоте ниже — пример горизонтального объединения, в нем вместо точки с запятой используется обратный слэш и нужно, чтобы кол-во строк во фрагментах совпадало, иначе вместо объединенного диапазона формула вернет ошибку.

(точка с запятой и обратный слэш — это разделители элементов массива в российских региональных настройках, если у вас не работают примеры, то через файл — настройки таблицы, убедитесь, что у вас стоят именно они)

Ну а теперь вернемся к горизонтальному массиву и вставим его в функцию SORT. Будем сортировать данные по первому столбцу, по убыванию.

Объединение можно использовать в любых функциях, главное — соблюдать одинаковое количество столбцов для вертикального или строк для горизонтального объединения.

Все разобранные примеры можно рассмотреть поближе в
Google Документе.

FILTER

С помощью FILTER мы можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных.

Пример, у нас есть таблица с продажами наших сотрудников, выведем из нее данные по одному работнику.

Введем в ячейку E3 вот такую формулу:

Обратите внимание, синтаксис немного отличается от привычных формул, вроде СУММЕСЛИН, там диапазон условия и само условие отделялось бы при помощи точки с запятой.

Введенная в одну ячейку формула возвращает нам массив из 9-ти ячеек с данными, но после примеров с функцией SORT мы этому уже не удивляемся.

Помимо знака равенства (=) в условиях можно использовать еще >, >=, <> (не равно), , а для чисел или дат можно использовать все эти знаки.

Два условия и работа с датой

Давайте усложним формулу и добавим в нее еще одно условие, по дате продаж, оставим все продажи начиная с 01.02.17

Так будет выглядеть формула, если вводить аргументы условия сразу в нее, обратите внимание на конвертацию текстовой записи даты при помощи ДАТАЗНАЧ:

Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE

А знаете, как еще можно использовать функцию FILTER? Мы можем не выводить результат функции на рабочий лист, а использовать его как данные для другой функции, например, спарклайна. Спарклайн — это функция, которая строит график в ячейке на основе наших данных, у спарклайна существует много настроек, таких, как вид графика, цвет элементов, но сейчас мы не будем на них останавливаться и воспользуемся функцией без дополнительных настроек. Перейдем к примеру.

Выпадающий список. Наш график будет меняться в зависимости от выбранного сотрудника в выпадающем списке, список делаем так:

• выделяем ячейку Е2;
• меню Данные → Проверка данных;
• правила: Значение из диапазона и в диапазоне выбираем столбец с сотрудниками из исходных данных, не переживайте, что фамилии повторяются, в выпадающем списке останутся лишь уникальные значения;

Нажимаем «Сохранить» и получаем выпадающий список в выбранной ячейке:

Ячейка с выпадающим список станет условием для формулы FILTER, напишем ее.

Так это выглядит в динамике:

А вот как нарядно может выглядеть SPARKLINE с дополнительным настройками, в реальной работе, диаграмма выводит результаты деятельности за один день, зеленые столбцы — положительные значения, розовые — отрицательные.

IMPORTRANGE

Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.

В каких случаях она может пригодиться?

• Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
• Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
• Вы хотите собрать в одном месте таблицы из нескольких документов, чтобы обрабатывать или просматривать их.

Эта формула позволяет получить копию диапазона из другой Google Таблицы. Форматирование при этом не переносится — только данные (как быть с форматированием — мы расскажем чуть ниже).

Синтаксис формулы следующий:

IMPORTRANGE(spreadsheet key; range string)
IMPORTRANGE(ключ; диапазон)

spreadsheet_key (ключ) — последовательность символов атрибута «key=» (ключа) в ссылке на таблицу (после «spreadsheets/…/»).

Пример формулы с ключом:

В вашем файле будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.

Если в исходном файле может меняться количество столбцов или строк, вводите во втором аргументе функции открытый диапазон (см. также подраздел «Диапазоны вида A2:A»), например:

Лист1!A1:CM (если будут добавляться строки)
Лист1!A1:1000 (если будут добавляться столбцы)

! Имейте в виду, что если вы загружаете открытый диапазон (например, A1:D), то вы не сможете вставить никакие данные вручную в столбцы A:D в файле, где находится формула IMPORTRANGE (то есть в конечном, куда загружаются данные). Они как бы “зарезервируются” под весь открытый диапазон — ведь его размерность неизвестна заранее.

Ссылку на файл и ссылку на диапазон можно вводить не в формулу, а в ячейки вашего документа и ссылаться на них.

Так, если в ячейку A1 вы введете ссылку на документ (без кавычек), из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B1 — ссылку на лист и диапазон (тоже без кавычек), то импортировать данные можно будет с помощью следующей формулы:

Вариант со ссылками на ячейки предпочтительнее в том смысле, что вы всегда можете легко перейти к исходному файлу (щелкнув по ссылке в ячейке) и/или увидеть, какой диапазон и из какой вкладки импортируется.

Импорт форматирования из исходной таблицы

Как мы уже заметили, IMPORTRANGE загружает только данные, но не форматирование исходной таблицы. Как с этим быть? Заранее «подготовить почву», скопировав форматирование из исходного листа. Для этого зайдите на исходный лист и скопируйте его в вашу книгу:

После нажатия кнопки Копировать в… выберите книгу, в которую будете импортировать данные. Обычно нужная таблица есть на вкладке Недавние (если вы действительно недавно работали с ней).

После копирования листа выделите все данные (нажав на левый верхний угол):

И нажмите Delete. Все данные исчезнут, а форматирование останется. Теперь можно ввести функцию IMPORTRANGE и получить полное соответствие исходного листа — как в части данных, так и в части формата:

IMPORTRANGE как аргумент другой функции

IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.

Рассмотрим простой пример — среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.

Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз).

Сначала импортируем этот диапазон:

IMAGE: добавляем изображения в ячейки

Функция IMAGE позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения.

У функции следующий синтаксис:

Или же поставить ссылку на ячейку, в которой ссылка хранится:

Последний вариант удобнее в большинстве случаев. Так, если у вас есть список книг и ссылки на обложки, достаточно одной формулы, чтобы отобразить их все:

На практике бывает, что ссылки на изображения хранятся на отдельном листе, и вы достаете их с помощью функции ВПР (VLOOKUP) или как-то иначе.

Аргумент mode может принимать четыре значения (если его пропустить, по умолчанию будет первое):

1. изображение растягивается до размеров ячейки с сохранением соотношения сторон;
2. изображение растягивается без сохранения соотношения сторон, целиком заполняя
3. изображение вставляется с оригинальным размером;
4. вы указываете размеры изображения в третьем и четвертом аргументам функции [height] и [w > Посмотрим, как на практике выглядят изображения с четыремя разными значениями аргумента mode:

Четвертый режим может быть удобен, если вам нужно подбирать точный размер изображения в пикселях, меняя параметры height (высота) и width (ширина). Картинка будет сразу обновляться.
Обратите внимание, что при всех режимах, кроме второго, могут оставаться незаполненные области в ячейке, и их можно залить цветом:

GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках

В Google Таблицах есть занятная функция GOOGLETRANSLATE, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:

Синтаксис функции следующий:

GOOGLETRANSLATE (text,[source_language], [target_language])

text – это текст, который нужно переводить. Можно взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, но удобнее сослаться на ячейку, в которой текст записан.
[source_language] – язык, с которого мы переводим;
[target_language] – язык, на который мы переводим.

Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.

А как быть, если мы хотим переводить на разные языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?

Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент – текст, язык которого нужно определить:

Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на 10 языков и так далее. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика – качество будет соответствующим.

Евгений Намоконов и Ренат Шагабутдинов, а еще мы ведем канал в телеграмме, где разбираем разные кейсы с Google Таблицами, если вам интересно — заглядывайте в гости, ссылку можно найти в моем профиле.